我每年将近要拜访30家企业客户，有一次，我们公司的销售想签约一家苏州的化工行业的公司，通过前几轮的沟通，销售反馈，这家公司年差旅量也蛮大的，员工的出差全部由他们自己到网上去定，然后走报销流程。他们公司准备要上市了，所以非常重视这个项目，负责对接的行政张经理对价格非常敏感，听我们讲了几个成功案例之后呢，她似乎很感兴趣，但还是很担心实际合作之后的效果，能给公司省多少钱？所以销售的同事希望我能一起陪他们去谈下这个客户。见了面之后，这位张经理就说：我们公司能用视屏会议解决的就尽量不出差，能坐火车就不坐飞机，出差卡得很紧，已经省了不少钱了，找你们程多多，能比”哪哪网，能比某某程”更便宜吗？
你看，如果你是这家公司的老板，会不会觉得这位行政经理挺能干，会省钱？
当然，通常公司想在差旅上节省成本，都会对行政部门提这样的要求。但是，以我服务了2000多家企业的经验告诉你，并不是这样的。实际上，想要在差旅成本上做节省，不是仅仅看单张机票，单个酒店便宜了多少钱，而是要通过一套完整的差旅解决方案，来降低公司整体的出差成本，提高公司差旅管理效率。
在告诉大家解决方案之前， 我想让各位老板看看你的企业是不是存在这些现象：
你的公司还没有差标制度，员工订什么档位的机票和酒店可能都比较随意，也可能有了差标制度，却没有去核实执行的好不好。
员工为公司出差，还得为公司垫资，出差一周，机票、酒店、用车，再加上请客户吃饭，少则三五千，多则万把块。
出差回来了，开始走报销流程，线下报销审批太复杂，一大堆的报销凭证，突然发现还少了一张发票，怎么办呢？那就花钱买发票，一样买，那就多开一些，这样，1000元的费用，直接拿了2000元的发票来报销。
公司前台丽丽集中负责给员工订票、订酒店，多渠道比较，费时费力效率低，即便这么货比三家，难免还是要被老板质疑，你这机票买高了，你这酒店买贵了。
到年底了，老板你问财务，今年的差旅费用怎么这么高？你帮我分析分析呢，财务一脸委屈，老板，出差可都是您让出的啊！
听到这，很多老板会不会直冒冷汗， 先别急，专业的事儿让我这位节省管家给你分析分析。差旅管理，只要做好这四步，就可以规避掉以上这些问题了。
第一步，分散转集中。你的公司出差，是不是员工自己订票，自己订酒店、自己报销？这样做，表面上看上去是节省了一个行政人员的成本，实际上是弊大于利。为什么呢？首先，差标制度没法建立执行，员工出行随心所欲；其次，员工还要面临自己垫付资金和贴票报销的繁琐流程，无形中造成了隐形浪费。
花钱的不是买单的，员工出行随心所购的行为只有通过集中采购才可以规避掉，所以第一步我们要把由原来的员工自己订票，自己订酒店、自己报销，通过一家专业的差旅管理公司来做集中采购。这样可以免去员工自行垫付资金的压力，贴票报销的繁琐流程。员工也不用被质疑机票买高了，酒店买贵了，这样员工满意度提升了，出差的积极性自然就高了。
我们服务一家上海做汽车零部件的贸易公司，公司不大，经常出差的销售人员加起来不到20人，有一次我问行政经理，Amy,你们公司成立也蛮久了，怎么想到现在要找服务商统一预订呢？AMY说，以前差旅订票没人管，这种吃力不讨好的事也没人愿意管，上个月新来的财务查出来，有位员工的发票报销有问题，明明定的是去郑州的往返机票，却提供了广州的酒店发票，还一联查出来好几件这样的事情。财务提出，要找一家服务商做月结服务，月底统一出账单，统一开发票，统一付款，账单上要标注好机票的使用情况，酒店入住情况，这样就可以规避掉虚假报销的问题了。
第二步，协议全覆盖。什么意思呢？就是企业跟航空公司（简称航司）和酒店签署两方协议，举个航司协议的例子，如果企业和某个航司签署了协议。那假设航司官网上的全价是1000元的机票，签了这份协议之后呢企业就可以享受88折，如果官网上是打了8折之后是800元的价格，那这份协议就可以享受800元再打95折。那具体怎么签呢，其实很简单，向你的差旅服务商发起需求，服务商会帮你联系好航司或酒店集团的销售人员，销售会主动上门来了解你企业的实际差旅需求，出行习惯，并根据你企业全年的差旅量制定专属你企业的集采折扣价，这里可以看下这份协议具体长什么样？
这份协议你可以授权给一家或多家服务商同时为你服务。当然，如果你嫌麻烦，这个协议签署的过程可以委托给你的差旅服务商来做，专业的人做专业的事，服务商可以做得更高效，再有合同中的增值服务要落地，包括每一年合同的续约，这些也都是差旅服务商可以来做的。
积少成多，聚沙成塔，每一张机票、每一个酒店通过协议的引入，真得能省下了不少钱了。
第三步，系统全管控。这一步是彻底解放行政人员的关键一步了，把差标导入差旅系统，员工在线上完成出差审批，预订、报销到发票管理就全部规范透明化了，即便员工在同一时间段，同一航班没有选择最低票价，系统也会留下蛛丝马迹。生成的差旅报告中除了已经节省的成本是多少，也会有没有选择最低票价的原因，以及还可以节省的成本是多少。这样，咱钱花在哪了，都能清清楚楚明明白白，在什么地方浪费了都能追溯原因，什么地方还能省也一目了然，咱继续改进，继续省钱。
第四步，打通数据链。这是财务最关注的事了。把商旅系统和你公司的OA、费控以及人事系统全部打通，将公司的年度预算和实际发生的差旅费用联动起来，完成整个差旅管理、财务管控的完整闭环。这样下来，老板你也省心了，你的行政、财务也能省下更多的时间去操心更重要的事儿了。
所以，回到开头这家苏州的化工企业，我当时就给张经理详细地讲述了差旅降本增效，合规安全管理的实施四步骤，并用他们公司实际的差旅数据做了降本前后的节省对比，以及可视化的差旅报告多维度的让她和公司财务经理看到了公司差旅分析的全貌，最后这家企业决定采用我们的方案。签约后的一个月内我们帮助企业引入了3家航司和3家酒店集团协议，600多名员工全部通过APP线上走审批、预订和退改流程，同时我们给这家公司对接了企业微信。员工便捷了，行政省心了，财务呢也解决了透明合规的问题。
最后我用这张图来总结下，企业差旅管控节省管理的四个步骤。
选择一家专业的差旅管理公司来帮你做集中管理；签订适合你公司的航司酒店专属协议，降低集采成本；推行员工出差预订走线上流程，规范员工的预订行为，让差旅管理合规透明；最后呢把差旅系统对接到你公司的日常OA和费控系统，完成企业差旅管理降本增效的完整闭环。
所以各位聪明的老板，你了解了吗？差旅降本，别再让你的员工和行政经理，在一张机票、一个酒店上杀价较劲儿了，选择一家靠谱专业的差旅管理公司，采用一个整体解决方案才是长期有效的省钱大计啊。
作为一家25年来，服务了2000多家企业的差旅服务公司，我最后想跟各位老板说，差旅降本看似小事儿，但让人烦恼的小事儿多了，也会消磨人的意志。不是有那么一句话吗？使人疲惫的不是远方的高山,而是鞋子里的一粒沙子。你应该把精力投入到更大的市场中，把这些沙子一样的小事儿，交给我们这样的专业服务公司来打理吧。
各位老板，那我们商定好咯，
你负责商场拼杀，我帮你节省、管家。
我是程多多创始人金璐，感谢你的关注！
